自从朋友们知道我在会务公司上班，每次聊起工作他们总会对我投来敬佩的眼光——能把那么繁琐复杂的活儿捋顺，还能办得井井有条，到底有什么秘诀？！

不着急，今天我们会之佳就为大家准备了一份完整版的会务筹备流程明细，赶紧拿走拿走别客气！

一般来说，会务活动筹备可以分成三个阶段以及N个板块。

一、会前准备阶段

1.确定会议主题及环节：

常见的会议主题你肯定有听过——超越自我！勇往直前！感恩有你！

不要觉得没有新意，其实这些会议主题的确定，一要切合实际，二要结合公司需求，毕竟哪个老板不想员工能奋发向上呢？

而会议环节设定中，要考虑到会议时长、参与人员、项目的可实操性，比如会前发言、会中讨论、中场互动游戏、以及会后总结等，有时如果互动游戏调动不了会议人员的积极性，则实操意义也不大。

2.要确定会议的when、who、where：

一般大型会议的时间地点，都会以参会人员以及公司主体需求为前提确立，一般会提前一到两个月（甚至更早）确定大致会议时间地点。

而其中出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的名单及总体数量，也会根据实际情况进行确定和把控。

3.确定会议文件和材料的准备：

会议中所需用到的宣传和阅读资料、参会人员名单，食宿安排明细表，会议日程表以及坐席规划表、会中服务人员工作安排表等，都需在这一板块提前规划好，因为随时可能会有变动，所以提前准备避免会有疏漏。

（大型会议对舞台及展示幕墙的搭建要求也比较高，最好提前订好场地留足施工档期）

4.敲定会议成本和经费预算：

会议经费预算的多少，将会直接影响到会议效果以及项目进程，也有公司是提前规划好预算，再开始策划会议。一般的成本预算可以分为显性成本和隐性成本两类，

显性成本指会议明显的耗费，比如场地费、办公文具资料费，衣食住行补贴费等。

隐性成本则是指因参加会议而损失的劳动价值，一般此项不大会被注意到，这部分劳动价值以每小时工资的 3 倍再乘以 2 计算。

5.确定会议组织和分工：

会议的组织分工是维持会议秩序的关键，哪个环节由哪些人负责、要求和目标是什么、怎么落实执行、又要怎样监督，都需一一明确。

6.会场布置：

会场具体布局前几期有详细讲解，请戳这里——会场布置到底怎么摆？看你想要开什么会！

另外，在确定布局之后，会场一应设施都需在提前采购或租借妥当，并且在会议前需再次调试确认是否可以正常使用，以免临时发生故障或出现差错。

（会前整齐大气的会场布置，给来宾留下完美的第一印象。）

二、会议进行阶段

到了会议开始之后，更多的工作都集中在会议秩序、做好会议记录以及处理突发状况这三大块。

一般前两部分都不会出太大问题，唯有突发状况是无法预料的，这就非常考验筹备者和会议负责人的应变能力和经验了。

常见的突发情况会出现参会人员身体不适、设备突然故障、布景垮塌等问题，所以最好是把这类问题的解决方案也列入筹备策划案中，以便可以随时应对。

（需提前安排媒体拍摄机位，找准角度才能拍出理想效果）

三、会议结束阶段

会议结束之后，首先要收拾会场恢复原样，随后要及时回收相关文件，整理公关宣传稿件或清算剩余会议费用。

根据保密原则，该收回的收回，该汇总的要及时汇总。组织送站。根据与会人员离开时间，提前安排车辆，送站人员等。

以上，就是筹备一场常规大型会务的流程明细，说复杂也不复杂，但要面面俱到也不是易事，不过等整理完全部会务项目，我才深切体会到——筹备会议时找一家能一站式服务的会务公司，真的很有必要，不但万事不愁，还不用担心最后吃力不讨好，简直超级幸福！

如果你也有会务困扰，

请联系武汉会之佳！