筹备会议当然离不开印刷品的准备，一个会议的效果好坏、成功与否、用户体验是否好，印刷品因素占很大比重。

像营销会议、销售会议、年会、高峰论坛、行业论坛、总结会、客户见面会、新品发布会、展销会等等，都需要各种不同定位的印刷品。

虽然现在我们都普及推广了数字会务，但还是有些必须印刷的会务资料以及宣传推广资料需要提前准备。

这些印刷资料除了可以更直观给来宾对会务内容进行更深入的了解，同时也大大提高了会务的仪式感，对企业还能实现一定的侧面宣传作用。

印刷项目

因为数字会务的运用，像会前需要准备的大会专用信封、信纸、通知、报名表等现在都可以省略了。

而邀请卡、餐券、节目手册、礼品盒等，有些企业还是喜欢用印刷品，有些也选择了直接用电子券代替，依照会议规模及大会预算，这些项目都可调整增减。

至于会务宣传册、海报、横幅、背景墙、礼品包装以及各项奖励证书、支票牌、名牌、户外广告牌等必须的印刷品，一般会务筹备组会交给专门的设计公司制作这一系列的印刷物料。

设计人员会通过CIS即大会识别系统进行确认（包括大会标识、字体、色系搭配、甚至主题标语等），以确保风格统一。

这样一来，切合会务主题之余又能凸显会务精神，还能给来宾留下良好又深刻的印象，统一的形象设计也能使大会显得规范、庄严、有序。

但这些印刷制品制作出来之后，我们作为主办方又要怎样检查是否符合要求呢？

重点印刷项目要求

会务宣传册

设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，不仅用来宣传，还可在将来让人们津津乐道。

在印刷宣传册时，我们要注意将重要讯息放在封面，避免陈词滥调，不论纸质还是选择的图片字体都需要看起来更有价值感，必要时还可以利用权威人士的推荐来增加可信度。但最重要的是，要在宣传册中提供明确的报名方式或参与途径。

海 报

海报的制作有两个要素必须考虑：内容和布局，海报的尺寸通常与摆放的位置有关，而海报的尺寸又将决定你的海报上信息量的多少。所以，在定制海报前我们需要确定好场地布置以及海报位置！

海报的构成要素必须化繁为简，尽量挑选重点来表现，形象和色彩必须简单明了，这样才能保证海报的吸引力。

因为海报是你会务形象的介绍，图形可以比文字更形象，所以在选择海报图片时，我们大多遵循“一张图片可以代替一千个字”的原则，并且使用少量的短的容易读懂的句子。

名 牌

作为来宾参会的识别证，名牌除了可以方便来宾进出会场，同时增加了彼此的联系与会务的归属感。

名牌可依照大会的CIS去作整体设计，内容有大会名称(logo)、日期、地点，然后可用不同颜色区分各种身分，如：贵宾、演讲人、与会者、工作人员、眷属等。记住要提早一点设计印刷名牌，因为要安排足够时间将名字打上去，同时印刷数量要控制好，以免届时有些颜色印太多，而有些却不够用。

各项奖状奖杯证书

不管在什么时候，会务上获得的奖状奖杯或证书除了代表一份荣誉与肯定，还有一份满满的仪式感。

这些奖状奖杯一般应该包括以下几个方面的内容：获奖人姓名（或获奖单位名称）、获奖时间、获得何种奖项（或种获得何种荣誉称号）、颁奖单位名称、颁奖单位公章、颁奖时间等。

另外，如果是参加一些学术交流会、培训会等大型会务，如果主办单位能在会后颁发一张出席证明，也就是与会证书，那还能收获一波来宾的肯定与好评，并使会务达到二次宣传的效果。

这些除了证明来宾有参与这个盛会之外，还是值得留存的一个纪念，所以很多主办单位会花心思好好设计这张证书。