前段时间小编在朋友圈里发了小调查问卷——你最怕在大型会议中遇到什么状况？

结果有点出乎意料，但也在情理之中：

第一：吃不好。

第二：睡不好。

在传统的会务筹办过程中，订餐住房都是最“吃力不讨好”的环节——除了烧钱、费时间还容易被投诉。

找酒店、订房间、订餐厅、确定菜单……筹备过程中各种各样的小问题，有时只是改动一个小细节，就又要重新征集意见，统计人数或收集信息资料。

不仅耗费大量时间，还得担心会不会因信息传递不及时而出现纰漏。

但在各行各业都讲求数字化的今天，传统会务方式已经向数字会务转变。

专业的会务公司掌握全国各地最全的餐饮、住宿、会场数据库，根据需求快速匹配合适的场地，给出最佳推荐方案。

一、住宿不再纠结

1. 住哪里最合适？

住宿需要提前订好，住哪里最便捷、住几天、住多少人怎么分配、对酒店是否有功能要求……这些都是筹备时需要考虑到的问题。

有些客户还会对酒店功能有要求，比如酒店是否具备露天泳池、酒吧、KTV等特色设施。

根据线上提交的参会人员信息，在数据系统内进行智能匹配，免去了一家一家对比筛选的麻烦，快速了解酒店剩余房间数和酒店特色。

2. 住哪里最省钱？

酒店性价比也是一大考虑问题。既能住好又能省钱才是最佳方案。所以选择几星级酒店，住宿怎么安排房间，不同房间价格都需要一一考虑。

承办多年的会务公司和各大酒店服务商签订长久合作关系，拥有自己一套对应的价格体系，根据客户入住时间匹配到最优惠的酒店。

二、用餐更加满意

1. 确定菜单及上菜时间

通过参会人员提供的信息，我们能更快的知道参会人员的用餐习惯和禁忌，若是用餐人员里有孕妇或者是过敏人士，通过备注信息我们可以很好地避免“踩雷”，制定一份健康安全又能让大部分人吃得满意的菜单。

确定菜单后，还要确定上菜时间。这就涉及到现场时间把控的问题。厨师备菜需要时间，上菜需要时间，人员入座也需要时间……

使用线上签到的方式后，可以实时掌握到来宾的到达信息，根据到达人数和到达时间合理分配上菜时间，尽量避免让来宾等待太久或者有上菜太早，菜品冷掉的问题

2. 确定上菜时间嘉宾落座的用餐区分配

不同嘉宾落座的用餐区大有讲究，以前是根据统计到的信息根据企业方要求进行机械地分配，有了数字会务以后，不仅统计和人员分配更便捷，玩法也多了起来。

有的公司年会以h5测试的方式随机分配餐桌，参会人员只知道自己就坐的餐桌号，等正式就餐的前一刻才知道和自己坐同一张桌子的会是哪些同事。

会务筹备真的一点都不简单，繁琐之余责任也很重，要办得让老板满意，还得让来宾安心，没有一定经验和资源，真不敢揽这等“瓷器活”。

会之佳除了有全国多家星级酒店及供应链的资源支持，数字化的管控和筹备方式让您的订餐住宿筹备更便捷和满意。