拟定会议计划

1、确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素

2、成立会务工作机构

（1）大中型会议的筹备和服务工作，不可能一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。

（2）一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，即熟记本岗位职责，又要胸有全局。

（3）一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。

3、制定会议预算

会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。

（1）会议经费的构成

①交通费用；②会议室费用；③住宿费用；④餐饮费用；⑤参观与旅游费用；⑥培训费、讲演费及演出费用；⑦预算外支出

（2）会议经费的筹措

①行政事业经费划拨；②主办者分担；③与会者分担个人费用；④社会赞助；⑤转让会徽等无形资产使用权

4、拟定会议议程、日程、程序

（1）会议议程、日程、程序的含义

①会议议程

会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题根据主次、轻重、先后次序编排。

②会议日程

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、娱乐等等。

③会议程序

会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等仪式为主的会议活动，一般只制定会议程序。

（2）会议议程制作要点

会议议程设计的注意事项

①应按照议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

②议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题排列在一起

③保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及有关人员到场

④各项报告中，财务报告放在最前面，人事报告放在最后面，其他类似报告排在一起。

5、制发会议通知

（1）会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。

（2）一般来说，规模较大、较为重要的会议都应发书面通知。如果参加对象与人数不明确，可在报上刊登公告。

（3）有些重要的会议通知，必须确认被通知人收到通知，并取得一定的证明，以免事后相互推卸责任。