一、需要准备的会议材料和物品

1、需准备的会议文件资料

（1）会议的指导文件。如上级下发的政策性、部署性文件

（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、经验介绍材料等

（3）会议程序文件。包括议程文书、日程、程序等

（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料等书面材料

（5）会议管理文件。包括会议通知、保密制度等文件

2、需准备的会议物品与设备

常用文具、印刷设备、会场装饰用品、试听器材、通信设施、交通工具、生活卫生用品、专门用品等。

二、准备领导发言稿

1、开幕词

（1）定义，开幕词是在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

（2）内容，开幕词的内容主要包括以下几个方面，

标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”

日期：用圆括号标于标题正下方

称谓：“同志们”、“各位来宾”、“女士们，先生们”等

正文:宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词

2、祝酒词

（1）定义：祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。主方的祝酒词主要是表示对来宾的欢迎；客方的祝酒词主要是表示对主方的谢意。

（2）写法：首先，开头部分表示欢迎、问候或感谢。其次，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展历史，还可以展望未来。最后，结尾可用“让我们为......干杯”或以“为了......让我们干杯”表达礼节性的祝愿。

3.讲话稿

(1)定义。讲话稿是领导人在开会中所作的讲话稿件，表现领导人对会议的指示和关心。

(2)写法。讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点:

肯定会议的重要性;

评价过去的工作;

点出当前值得注意的问题;

指明今后的方向和目标;

评价会议中心议题; .

提出原则性的意见，向大会提出希望。

4. 闭幕词

(1) 定义。闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。

(2) 写法。闭幕词的基本写法。闭幕词的写法相对开幕词而言形式可更灵活一些，没有固定形式。一般来说，闭幕词主要包括以下内容:首先会议完成任务的概括;其次，对会议的评价；最后，对服务部门与人员的感谢。

三、起草会议报告、决议草案

1.会议报告是会议文件的一种。会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。

2.一经会议讨论通过，会议报告便由陈述性文件转化为领导指导性文件，成为指导和保证会议成功的主要文件，成为引导代表展开讨论的重要基础，会后将成为有关方面工作的纲领。

四、准备会议材料的要求

1.秘书草拟会议所需文件目录，领导确认后，着手准备

2.准备每人一个文件袋，如有必要可在文件袋上写上与会者的姓名。

3.认真校对会议文件

4.做好会议文件的分发工作.

5.分发重要文件一般要编号、登记。

6.一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

7.秘书在为会议准备齐全后，制作文件资料目录，将所有文件统一放在文件袋中，发放给与会人员。

8.分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。

五、准备会议物品和设施

1.常用文具。如笔、纸等常用文具。

2.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、宣传画、标语口号。

3.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等。

4.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等。

5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等。

6.通信设施。如传真机、电话机、电视机、计算机以及相应的通信网络设施。

7.交通工具。如小轿车、大巴士等接送与会者的车辆。

8.生活用品。如茶水、茶杯、纸巾以及其他生活用品。

9.特殊用品。即特殊性会议上所使用的物品，如颁奖的奖品与证书，选举的选票、投票箱、开幕式剪彩时用的彩带和剪刀等